La reciente irrupción de Tax One, una plataforma innovadora en la nube, está transformando el proceso de presentación de libros y cuentas anuales ante el Registro Mercantil. Esta solución promete no solo digitalizar y automatizar, sino también ofrecer un control integral de este proceso, asegurando la trazabilidad completa de cada expediente y el seguimiento de estados, documentación y facturación asociada.
A pesar de que muchas empresas han avanzado en la digitalización de sus procesos contables, la relación con el Registro Mercantil sigue dependiendo en gran medida de tareas manuales y métodos desfasados. La legalización de libros y el depósito de cuentas anuales aún representan una carga significativa para asesorías y despachos.
Tax One nace para aliviar esta carga operativa, optimizando la gestión de la documentación societaria desde un único entorno. Esto abarca desde la generación de documentos hasta la presentación telemática y el seguimiento de cualquier notificación. La plataforma está dirigida especialmente a instituciones que manejan múltiples obligaciones societarias, facilitando un control más eficaz sobre plazos, firmas y posibles subsanaciones.
Pablo Robles, abogado y director general de Tax One, destaca que la herramienta responde a una necesidad real. «Controlar todo el proceso mercantil de principio a fin es esencial», afirma. Entre sus funcionalidades, destacan la lectura automatizada de escrituras, la creación de actas y certificaciones, y el seguimiento de notificaciones.
Expertos del sector, como Ricard Pérez de Auren, resaltan la importancia de profesionalizar estos procesos, especialmente en entornos con muchas sociedades. Una herramienta que centralice y controle el flujo registral es vital para una gestión más eficiente.
GSM&B, una firma que ya emplea Tax One, ha experimentado mejoras significativas en la coordinación de sus procesos, pasando de un enfoque manual a una gestión automatizada. Laura Vicente, socia directora ejecutiva, subraya que la plataforma permite una visión más clara del estado de cada expediente, reduciendo el trabajo manual.
Además de sus capacidades, Tax One se distingue por su enfoque de implementación. No se trata solo de proporcionar un software, sino de acompañar a las empresas en su adopción. Este enfoque busca superar la resistencia a cambios en metodologías tradicionales, aunque ineficientes.
La sensibilidad de la información manejada en estos procesos también resalta la necesidad de confianza en el proveedor tecnológico. Joana Teixidor, socia y directora técnica de Tax One, indica que se implementa un enfoque gradual, permitiendo a las asesorías comprobar la efectividad del sistema antes de su adopción completa.
Con su propuesta, Tax One aspira a ofrecer una solución eficaz para las tareas recurrentes en el ámbito mercantil sin sacrificar el control de procesos sensibles. La compañía sostiene que la digitalización debe ir más allá de la mera automatización, fomentando una mayor trazabilidad, seguridad y capacidad de seguimiento. Según sus representantes, Tax One complementa las herramientas contables existentes, centrándose en el flujo de trabajo que aún consume tiempo y requiere un control riguroso.
