Associa, la compañía líder en gestión comunitaria en América del Norte, ha dado un paso significativo hacia la innovación al implementar un sistema de clasificación de documentos impulsado por inteligencia artificial generativa. Esta iniciativa, en colaboración con AWS y su Centro de Innovación en IA Generativa, busca revolucionar la gestión documental para sus 7.5 millones de propietarios de viviendas, quienes son atendidos por una extensa red de 15,000 empleados distribuidos en más de 300 oficinas.
Anteriormente, Associa gestionaba cerca de 48 millones de documentos sin un sistema eficiente de clasificación automática, lo cual obligaba a los empleados a invertir incontables horas en tareas manuales de organización. Esto no solo ralentizaba el proceso, sino que también introducía errores, afectando así la eficiencia operativa.
El nuevo sistema, impulsado por el Acelerador de Procesamiento de Documentos Inteligente (GenAI IDP), combina tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) y capacidades avanzadas de IA generativa. Esta solución transforma documentos desestructurados en datos estructurados, mejorando la precisión y adaptándose sin problemas a los flujos de trabajo actuales. Se espera que esta innovación no solo reduzca el tiempo dedicado a labores manuales, sino que también incremente la eficiencia operativa y genere considerables ahorros en costos.
Durante las pruebas iniciales, se evaluaron diferentes configuraciones del sistema, concentrándose en cómo el tipo de entrada y el diseño de aviso influían en los resultados. Un hallazgo notable fue que al utilizar únicamente la primera página de un PDF para la clasificación se logró aumentar la precisión del 91% al 95%, además de reducir el costo por documento. Esta estrategia resultó eficientemente porque las características más distintivas de los documentos suelen encontrarse en sus primeras páginas.
La implementación del sistema también ha optimizado notablemente la clasificación de documentos no identificados, un paso crucial para el proceso de revisión humana. Associa evaluó diversos modelos de IA, concluyendo que Amazon Nova Pro ofrecía la mejor combinación de precisión y costo, alcanzando una efectividad del 95% a un costo promedio de 0.55 centavos por documento.
Andrew Brock, presidente de Servicios Digitales y Tecnológicos de Associa, señaló que esta solución transformará de manera significativa la gestión y organización de documentos, reduciendo el esfuerzo manual. De este modo, Associa aspira a mantener altos estándares de precisión mientras optimiza sus operaciones para servir mejor a las comunidades residenciales.
